Lotus Notes 6.5.1 說明 - 查看人員、會議室及資源何時可供會議使用

日曆及排程

查看人員、會議室及資源何時可供會議使用
排程表是依據在人員日曆中的項目及其空檔排程表中的設定。

1. 開啟會議記錄。

3. 按一下「按一下以查看受邀者、會議室及資源可用性」旁的「排程器」圖示。

4. 遵循摘要或詳細資訊下的程序，這是用來檢視排程表及空檔的兩種不同方法。

附註

若要決定依預設要選取「摘要」或「詳細資訊」，請從功能表選擇 [動作][工具][細項設定]，按一下「日曆及待辦事項」標籤，再按一下「排程」標籤。在「對於新會議，「排程器」起初會顯示」下，為「詳細資訊」視界選取「每一個參與者的排程表詳細資訊」，或為「摘要」視界選取「建議的最佳的會議時間」。

摘要

「摘要」視界依據受邀者、會議室及資源空檔排程表，在清單中顯示建議的會議時間。

1. 在「顯示在排程器」下選取「摘要」。

2. 您可以根據所需的「受邀者」清單檢視方式，在「受邀者」按鈕上按一下下移鍵，再選取「全部」以顯示所有受邀者，或選取「可用」以顯示會議邀請函指定時間的可參加人員，或選取「無法使用」以顯示會議邀請函指定時間無法參加的人員。如果您同時還列出了房間及資源，也請您對列出的「房間」及「資源」執行相同的程序。
受邀者下拉清單

3. 按一下「建議所選日的時間」按鈕上的向下箭頭，然後選取您想要 Notes 如何顯示建議的會議時間：

「建議所選日的時間」，讓 Notes 顯示您在會議邀請中所指定之日的最佳時間，或如果您已從日期選取器選取另一天的話。
「建議接下來 7 天的時間」，讓 Notes 顯示接下來 7 天的最佳時間，包括所選取的天作為 7 天的第一天。
「建議接下來 30 天的時間」，讓 Notes 顯示接下來 30 天的最佳時間，包括所選取的天作為 30 天的第一天。
「建議所選星期的時間」，讓 Notes 顯示您已在會議邀請中所指定之整個星期的最佳空檔時間，或如果您已從日期選取器選取另一星期的話。
「建議所選月份的時間」，讓 Notes 顯示您已在會議邀請中所指定之整個月份的最佳空檔時間，或如果您已從日期選取器選取另一月份的話。

附註

若要變更日期、星期或月份，請使用建議的時間右側的

日期選取器

。隨時按一下「重新顯示」箭頭

，以便所顯示的「空檔」資訊是最新的。

4. (選擇性) 如果您不需要讓每一個人都參加會議，而且想要選擇大部份人都可以參加的時間，則您可以檢視所有必要的受邀者、75% 必要的、50% 必要的或所有受邀者 (包括「選擇性的受邀者」) 的建議時間。在建議的會議時間清單之上，按一下「確定是否全部都要參加」旁的向下箭頭，然後選取您想要列示哪一個群組之人員的建議時間：

「確定是否全部都要參加」包括主席、必要的受邀者、所有選取的會議室
「檢查是否至少 75% 的必要受邀者可參加」包含主席、75% 的「必要」受邀者、所有的選取會議室
「檢查是否至少 50% 的必要受邀者可參加」包含主席、50% 的「必要」受邀者、所有的選取會議室
「確定是否全部要參加」包括主席、必要的受邀者、選擇性的受邀者、所有選取的會議室、所有選取的資源

5. 若要對您的會議邀請使用建議的時間，請從建議的會議時間清單選取日期及時間，然後按一下「使用選取的時間」按鈕。選取的日期及時間會輸入至邀請中的「開始」及「結束」欄位。您也可以按兩下清單中想要的日期及時間。

6. 完成會議邀請後，請按一下「儲存並傳送邀請」按鈕。

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細項

1. 在「顯示在排程器」下選取「詳細資訊」。Notes 會依據您在「開始」及「結束」欄位中所輸入的日期及時間，來顯示時間列。時間列與「開始」及「結束」欄位會保持同步 -- 當某一個變更時，另一個也會變更以相符。
如果列的顏色是綠色 (如下所示)，則它表示您的受邀者清單中的所有人員在該反白的日期及時間都可以參加會議。
如果列是粉紅色 (如步驟 3 所示)，則並非每一個人在反白的時間都有空檔可用。
如果列是灰色，則每一個人都沒有「空檔」資訊可用。(當計算誰可以參加正在安排的會議時，這些空檔無法使用或空檔受限的受邀者都將視為可用。)
時間列