Lotus Notes 6.5.1 說明 - 建立群組待辦事項

利用待辦事項清單來組織您的作業

建立群組待辦事項
當您建立「群組待辦事項」時，您可以將它指派給一個或多個人員，然後傳送那些人員一個指派通知。如同會議邀請一般，收件人可以使用內建的回應選項 (接受、拒絕、委派、建議新日期、已完成) 來回應他們收到的通知。

建立群組待辦事項

1. 開啟「待辦事項」清單。

2. 在功能表中，選擇[動作][新的待辦事項]。

3. 在「待辦事項」套表的「主旨」欄位中，輸入文字。

4. 選取「指派給」旁的「其他」。

5. 在「參與者」欄位中輸入名稱 (按一下通訊錄圖示，來使用「選取通訊錄」對話方塊輸入名稱)。

必要：這些人員會收到「群組待辦事項」指派工作的通知，包括回應選項 (接受、拒絕、委派、建議新日期、已完成)。
選擇性：這些人員被視為選擇性的參與者，但的確會收到「群組待辦事項」指派工作的通知，包括回應選項 (接受、拒絕、委派、建議新日期、已完成)。
FYI：這些人員會收到「群組待辦事項」的僅參考通知。他們沒有「必要的」及「選擇性的」與會者所具有的回應選項，但他們能夠新增「待辦事項」至他們的「待辦事項」清單。其他受託人在他們的通知上，將無法看到您在這個欄位中輸入的人員名稱。

6. (選擇性) 在「優先順序」欄位中，選取項目的優先順序。「待辦事項」清單中的記錄，在「待辦事項」視界中顯示時會有對應的編號 (高=1、中=2、低=3、無=無編號)。

7. (選擇性) 在「類別」欄位中，選取或輸入記錄的類別。

8. (選擇性) 在「結束」及「開始」欄位中，輸入日期。

9. (選擇性) 選取「重複」，讓記錄成為重複記錄。再到「重複選項」對話方塊中，指定重複選項。

附註

您建立並儲存一個重複記錄後，若又決定不要重複 (反之亦然)，就必須建立新的記錄。您不能變更原始記錄。
在「待辦事項」視界中選取此記錄，再選擇 [動作] [複製成新的] [新的待辦事項]。所有的原始資訊都複製成新的套表，供您變更屬性及儲存記錄。

10. (選擇性) 將文字、文件連結、附件檔、物件及圖像，新增至「說明」欄位。

11. (選擇性) 選取「標示為專用」，來阻止有權存取您「日曆」的人員檢視「待辦事項」的詳細資料。他們僅能看到「待辦事項」的日期及時間。

12. (選擇性)，選取「通知我」來設定項目的警示通知選項。

13. (選擇性) 選擇 [動作][傳送選項] 來變更 Notes 傳送給受託人之通知的傳送選項。

14. 按一下「儲存並傳送指派工作」。

Notes 會新增項目至「待辦事項」視界，並傳送指派工作通知給參與者。