連接

節省抄本內的空間
您可用使用「抄寫設定」對話方塊中的「空間節省器」頁，來控制每個文件在每次抄寫時，在選取的抄本中所接收的數量。將「空間節省器」頁面上的設定套用到所有位置中之已選取的抄本。

如果「抄寫設定」對話方塊未開啟，請開啟你要自訂的抄本，並從功能表中選擇 [檔案][抄寫][設定]，再按一下「空間節省器」。

在下表中按一下任何主題，即可學習如何套用個別設定：
設定範圍註釋
依階段移除或抄寫外來的文件套用至所有位置您可以選擇僅接收已編輯或自您指定日期之後新建的文件，以限制本區抄本的大小。
限制資料夾或視界子集的抄本套用至所有位置您可以選擇僅接收指定資料夾和視界中的文件，以限制本區抄本的大小。
限制指定資料的抄本套用至所有位置您可以選擇僅接收符合套表中指定之標準的文件，以限制本區抄本的大小。此套表僅在如「郵件」、「討論園地」及「會議室」的特定資料庫設計中可用。
您也可以選取「只接收摘要及 40 KB Rich Text」來指定伺服器抄本接收簡要文件，或者選擇「符合選項公式的文件」來指定公式。

如需簡要文件的相關資訊，請參閱縮短所有文件或限制抄本中收到的附件檔。

如果您已經安裝了 Lotus Domino Designer 6 Help，則使用公式語言來指定抄寫限制的相關資訊，請參閱限制抄本內容。或者，您可以到 Lotus Developer Domain 上的文件庫，下載或檢視 Lotus Domino Designer 6 Help。若是從選取的文件建立本區抄本，您可以選取「選取的文件」，將公式套用至文件。

依階段移除或抄寫外來的文件

Notes 可以依文件的階段從本區抄本移除文件，只要抄寫歷程還存在 (尚未清除)。移除較舊的文件可使大型資料庫的本區抄本明顯小於完整的資料庫。未從其他抄本移除文件，因此如果您想要回復，則稍後變更設定便可將其回復到本區抄本。

Notes 也可以從截止日起略過還沒有修改的抄寫文件。設定截止日可使抄寫時間縮短，因為 Notes 不需要處理每份文件。

附註 截止日設定與移除文件設定一起工作。如果您清除截止日，則 Notes 最後會重新設定日期，以對應移除文件設定內的天數。此設定的組合會確保較早刪除的文件不會從其他抄本抄寫回本區抄本中。

1. 開啟抄本，再選擇 [檔案][抄寫][設定]。

2. 執行下列任一步驟或兩者皆執行：

3. 按一下「確定」。

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限制指定資料的抄本

特定資料庫設計，例如「郵件」、「討論園地」與「會議室」，提供預先設計的套表，該套表可讓您選取抄本內想要包括的資訊。完成套表後，Notes 會將您的標準轉換成公式並用它來限制所選取的抄本。

1. 開啟「郵件」、「討論園地」、「會議室」或其他抄本，再選擇 [檔案][抄寫][設定]。

2. 如果資料庫設計有套表，則在「空間節省器」的「只接收文件子集」下，您會看到帶有可選取選項的白色空間，而不是看到資料夾與視界清單。請確定已為「擷取這些文件」選取了「那些符合選擇的標準」。

3. 捲動套表並使選項適合該資料庫類型。例如，在「討論園地」資料庫中，您可以選擇「按作者」並輸入作者姓名的清單，且 Notes 會透過那些作者來限制所選取的文件抄本。

4. 按一下「確定」。

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限制資料夾或視界子集的抄本

Notes 可限制抄本以使它僅接收您在資料夾或視界內選取的文件。不會從抄本的設計內移除資料夾與視界；只有資料夾或視界內的文件會受到影響。

注意 如果您對現有的完整抄本設定了此限制，則在下一次抄寫時，不在指定資料夾或視界內之所有文件都將會從抄本中刪除。

1. 開啟抄本，再選擇 [檔案][抄寫][設定]。

2. 在「空間節省器」下，選取「在指定的視界或資料夾中的文件」。

3. 選取您想要保留在抄本內的資料夾與視界。按 SHIFT 鍵可以選取清單中的多個元素，按 CTRL 鍵可以選取清單中的多個非連續性元素。

4. 按一下「確定」。

秘訣 開啟部份抄本，選擇 [檔案][資料庫屬性]，並修改標題以使您知道抄本包含的內容，例如，Sales (新的 + 活動中的資料夾)。

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另請參閱