團隊討論
主文件套表用於將新的內容加入群組會議室。其彈性設計可讓您使用一份套表來達到多重目的，例如：線上討論、公佈參考資料、指派動作項目，及排定會議。撰寫新的文件時，套表的特定元素將以您選擇的文件類型為依據。例如，建立新文件並選擇「動作項目」作為文件類型，會變更「審核者」小節為「指定任務」小節，並讓您指定文件給特定的群組成員或小組，並依照要完成的動作來指定到期日。同樣的，選擇「會議」作為文件類型，變更「審核者」小節為「會議詳細內容」讓您可以指定會議的日期、開始時間、持續時間與位置，並從群組成員與小組清單內選取受邀人。
「主文件」套表中，許多清單方塊都可利用「群組會議室設定」小節的選擇來大量填入。這些選擇由群組會議室監察員控制，但必須經過群組同意。
建立主文件
1. 從「建立」功能表，選取「主文件」或從視界按一下「新文件」動作鈕。
2. 從下拉式功能表中選取文件類型。
3. 在「主旨」欄位輸入主題。
4. (可選用) 在「類別」欄位之預先定義的清單中選取類別。
5. (可選用) 如果此文件與事件或里程碑關聯，請在「關聯的事件」欄位中選取適當的選擇。
6. (可選用) 如果您希望將此文件與特定的小組關聯或是讓該小組注意，請從「關聯的小組」欄位內選取適當的小組。
7. 「關聯的小組」欄位下方的小節會依選取的文件類型而變更。請依照您建立的文件類型填此欄位。
8. (可選用) 在套表的左方，您可以決定是否讓此文件在經過一段指定間隔後自動變為非活動狀態。如果您選擇讓此文件變成非活動，您可以接受此預設的時間區間（群組會議室監察員在設定時所決定的），或您可以使用下拉日曆輸入自己的日期。如果您希望此文件永久保持活動中，按一下「保持活動」方塊，則此文件將不會變成為非活動。（非活動的文件會從許多的視界內移除，以便簡化畫面，同時可以在非活動的文件視界內找到。
9. (可選用) 如果是要審核的文件，請輸入審核日期 (手動輸入，或可以按一下下拉日曆之後選取)。在提供的清單中，選取審核者 (個人、小組或兩者合併)。如果全部群組成員都要擔任審核者，請按一下「選取所有名稱」。按一下「傳送連結給指定者」，以傳送通知給指派的審核者。
11. (可選用) 如果您想要保持文件的隱密性，請按一下畫面上方的「標示為專用」。您可以使用「標示為專用」與「標示為公用」來控制其他任何人是否可以讀取文件。例如，若文件尚未撰寫完成，可按一下「標示為專用」，他人即無法讀取該文件。文件完成之後，按一下「標示為公用」即可容許他人讀取。
12. 完成時，按一下「動作」列的「儲存後結束」按鈕。
預覽窗格
「預覽」窗格是一種工具，可讓您在視界中快速地存取選定文件的內容。若要開啟此窗格，請按一下箭號，再將窗格的邊緣向上拖曳。若要關閉「預覽」窗格，請按一下箭號。
附註 「預覽窗格」只有在「Notes 用戶端」中才能使用。Web 中無法使用。
另請參閱