郵件與通訊錄

使用規則過濾新郵件
使用郵件規則可以讓 Notes 自動接收符合特定條件的新郵件。例如，您可以建立一個規則，來檢查是否有來自某個寄件者的信件，或建立一個規則，來包含某個主旨，並讓 Notes 自動將信件移至某個資料夾、傳送信件副本給某人，或在「收件匣」中看到不想要的信件之前，先刪除它們。

Notes 將您建立的郵件規則儲存至郵件資料庫的「規則」資料夾。您可以在規則資料夾中加入新規則或編輯已建立的規則。例如，您可以編輯規則、變更其順序，使一個規則優先於另一個規則、在不想使用時關閉規則或刪除全部規則。請按下列主題之一：


建立規則

1. 開啟郵件資料庫然後在瀏覽窗格中，按一下「工具」，再按一下「規則」。


2. 從功能表選擇 [動作] [新規則]。

3. 在「指定條件」下選取要檢查的郵件部份 (如「已傳送」或「主旨」)、選取狀態 (如「包含」或「是」)，然後輸入檢查條件 (如特定人的名稱或特定的文字)。不要在您輸入的條件前後加上引號。


4. 按一下「新增」。

5. 執行下列其中之一：
目的？程序
新增更多條件選取「條件」、選取「和」或「或」， 然後針對每個新條件重複步驟 3 和 4。
新增例外選取「例外」，然後重複步驟 3 和 4。
新增更多例外選取「例外」、選取「和」或「或」， 然後針對每個新的例外重複步驟 3 和 4。
移除條件或例外在「郵件到達時」方塊中按一下條件或例外，然後按一下「移除」。
移除全部條件與例外按一下「全部移除」。
6. 在「指定動作」下選取「移入資料夾」、「複製到資料夾」、「設定到期日」、「變更重要性為」、「刪除」或「傳送副本至」。

7. 請執行其中一項步驟：


8. 按一下「新增動作」。

9. 執行下列其中之一：
目的？程序
新增更多動作每個新動作重複步驟 6 至 8。
移除動作在「執行下列動作」方塊中按一下它，再按一下「移除」。
移除全部動作按一下「全部移除」。
10. 按一下「確定」。按預設值，會啟用規則。您可以停用它，直到您準備執行它為止。

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管理規則
目的？程序
啟用或停用規則
  1. 在瀏覽窗格中，按一下「工具」，再按一下「規則」，然後反白亮選一個或多個規則。
  2. 從功能表選擇 [動作] [啟用]，或 [動作] [停用]。

秘訣 您也可以按一下任何規則旁的核取標記圖示，來啟用或停用它。規則核取標記圖示
編輯規則
  1. 在瀏覽窗格中，按一下「工具」，再按一下「規則」，然後按一下要編輯的規則。
  2. 選擇 [動作] [編輯]。
  3. 變更規則，然後按一下「確定」。
移動規則
  1. 在瀏覽窗格中，按一下「工具」，再按一下「規則」，然後按一下要移動的規則。
  2. 選擇 [動作] [上移] 或 [動作] [下移]，直到規到達您想要的位置。

附註 Notes 會依照規則出現由上往下的順序來使用規則，因此您可以將優先的規則移到靠近上方。這樣，如果您收到的新信件符合兩個不同規則時，靠近上方的規則會先用到信件中。(如果您的規則是移動或刪除信件時，這個順序是特別重要的。)
刪除規則
  1. 在瀏覽窗格中，按一下「工具」，再按一下「規則」，然後執行下列其中一項：
    • 若要刪除規則，請按一下規則。
    • 若要刪除一個以上的規則，按一下各規則左邊直欄以選取規則。
  2. 選擇 [動作] [刪除]。
  3. Notes 問您是否要刪除文件時，選取「是」。

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範例：郵件規則

下列規則會自動將 Tom Jenkins 寄出的全部訊息的重要性變更為高重要性 (表示 Notes 會在「收件匣」中以驚歎號顯示它們，來引起您注意)：

郵件規則的範例

下列規則會自動將主旨中有「狀態」字樣的所有信件從「收件匣」移至「狀態報告」資料夾，除非 (例外) 主旨中同時也包含「銷售」或「專案」等字樣。

郵件規則的範例

移至頂端

規則條件中的項目會對應至郵件訊息之文件屬性中的欄位。許多項目 (例如「主旨」) 均有與欄位相同的名稱。下列表格列出其名稱與相對應之欄位有所不同的項目。
項目欄位
寄件者From 及/或 Principal
網際網路網域SMTPOriginator (僅限網域名稱部份)
主旨主旨

或

WebSubject

收件人SendTo
密件副本BlindCopyTo
副本CopyTo
傳送優先順序DeliveryPriority

另請參閱